前言

一天的工時就是八小時，除了昨天討論到會議佔掉許多時間，其他像是管理團隊、跨團隊協調，以及大大小小的技術諮詢等，往往就佔掉一天所有時間。

尤其如果是屬於需要寫一點 code 的主管，就經常會有辛酸畫面流出(?)，上班忙管理，下班忙寫 code。

但基本上能被升上來主管職的人，都是有一定工作資歷的，對於自己的時間管理必然都不差，那究竟是怎麼一回事呢？

難題

應該很少人早上安排今日行程時，就發現

「啊，八個小時都滿了，今天要加班了」。

通常都是今天安排個八～九分滿，留下一點緩衝，結果一天過完之後，總是不曉得為什麼事情都做不完，甚至還要回家功課。

會遇到的問題可能有這些：

1. 比較會吵的客戶：除非系統炸掉，不然客戶通常不會不能等，只是我們通常希望早點讓他們安靜(?)。
2. 團隊成員的問題或需求：團隊成員可能需要主管的協助或建議，例如技術支援、人力資源分配等。
3. 日常管理任務：如預算管理、團隊績效評估、進度報告等，這些任務往往需要跟其他人一來一回。
4. 通訊和郵件：電子郵件、即時訊息會不斷地打斷工作流程，稍微回覆一下很快，但要切換回去原本在做的事情時，真的很不順。

策略

其實重點都在於 「原則」。

最基本的原則就是區分：

• 重要
• 緊急

我想這個時間管理四象限法，應該很多人知道，但我更喜歡「石頭、沙子、水」的理論：

一天八小時就是這個瓶子的容量，愈大的石頭就是那些「重要不緊急」的任務，反過來愈小的石頭，甚至沙子、水，就是「緊急不重要」的任務。

嘿，這是小學生的教材欸，拿來寫鐵人賽是不是太侮辱智商啦？

因此我想多討論一件小學沒教的事：

「你要怎麼知道哪些是石頭？哪些是沙？」

如果我把主管一天的所有任務都攤開，並且明確標示出哪些重要哪些緊急，那小學生都可以幫我排行程。

因此真正的課題，並不是「如何安排時間」，而是「如何區分任務」。

如何區分任務

可以觀察任務有沒有下列特質：

重要不緊急

1. 長期影響：可能不會立即產生影響，但在長期內對個人或團隊的發展有顯著的影響。有助於實現長期目標、戰略計劃或使團隊更具競爭力。
2. 預防性：這些任務通常是預防性的，旨在避免未來問題或挑戰的發生。它們可以包括風險管理、災難復原等。
3. 需投資時間和資源：這些任務可能需要投入較多的時間、精力和資源，（白話文就是）不好做。這包括建構新流程、開發新產品或訂定 guideline。

緊急不重要

1. 短期影響：可能需要立即處理，但它們對長期目標和團隊的戰略計劃影響有限。它們通常是與當前情況或日常運營有關的事務。
2. 零碎：這些任務通常是小型、零碎的事情，可能涉及處理文件、回覆電子郵件、處理報告或文件等。
3. 突發性：如果是重要的任務，通常會有一些徵兆與討論，不會突然冒出來卡住時間。

保留彈性

當然，即便區分了緊急與重要，也不是那麼單純就按表操課，把重要的都先排上去，然後下班前才來處理不重要的。

畢竟有些時候，對我來說不重要的事情，可能對其他人來說是重要的，所以還是要保留一些彈性給這種情境。

因此可以將八小時的瓶子，拆成四小時，或甚至兩小時的小瓶子，每個小瓶子都一樣「先放大石頭再放沙子」。

比如以兩小時的小瓶子為例，前 1.5 小時先做重要不緊急的事情，如果過程中遇到緊急不重要的任務，先放到自己的 todo queue 裡面，後面 0.5 小時再一次處理掉。

這是一個折衷，雖然拆成小瓶子會導致一天仍然會多次切換去做其他雜事，但至少都是先做完一部分重要的事，才「主動」切換過去，而不是每次別人敲訊息就「被動」切換。

結語

其實這次的課題也是我很想克服的，無論是做為一個主管管理日程，還是單純應用到自己的人生時間管理，其實都是很有用的工具，但實際執行起來，總是下意識地就朝著簡單、不費力的「緊急不重要」偏過去了。。。

我想這也是需要一些經驗去判斷的，有些事情可能在當下看起來很緊急，但實際做完再回頭看，會發現這件事其實也沒那麼趕。

很多時候其實也不是無法區別，只是出於自己「不要造成別人麻煩」、「不要讓事情都卡在我這」的心態，為了擺脫這種感覺，才偷偷調整優先順序，固然心態上會輕鬆一點，但事情做不完就會變常態了。